maandag 9 februari 2009

Een nieuw communicatiesysteem


Uitzicht vanuit m'n raam om 6 uur 's ochtends op een heldere dag... tijd om met Bo te wandelen!

Na enig onderhandelen met RDS, de organisatie die onze website en het emailsysteem onderhoudt, ben ik vorige week kunnen beginnen met het introduceren van een nieuw institucioneel emailsysteem met gebruik van Thunderbird.

Daar ging heel wat aan vooraf: het heeft me 2 weken heen en weer emailen gekost tussen Melissa (in Canada) en mij, en RDS (in Tegucigalpa) en mij. En af en toe gesprekken met Carlitos hier in Santa Rosa, onze IT’er, maar hij kon me helaas niet verder helpen. Wat ik voor elkaar heb gekregen, is dat zowel de domeinnaam, het beheer van de website en het onderhoud van het emailsysteem bij 1 organisatie zitten: RDS. Voorheen was dit verdeeld over 2 organisaties, wat mij heel wat frustraties heeft opgeleverd in november en december ;-).

Aangezien RDS ons een betere service wil aanbieden dan Globat tot nu toe had gedaan, hebben we 2 keer zoveel email accounts gekregen voor dezelfde prijs. En daar heb ik niet eens zozeer m’n sales skills voor hoeven gebruiken – klagen over de slechte service van Globat helpt ook snel ;-).

Met de hulp van RDS en Sander in Nederland, heb ik vorige week het emailsysteem kunnen introduceren. Voor al het personeel email accounts aangemaakt en en CD gemaakt met alle installaties en korte instructies over hoe en wat. De directeur was de eerste die het meteen geïnstalleerd wilde hebben. Dus een halve ochtend op zijn kantoor gezeten en alles doorlopen. Ik heb het nog redelijk eenvoudig gehouden door niet meteen alles in 1 keer te introduceren: alleen Thunderbird als emailsysteem en de kalender, die we straks kunnen delen.

Ik merk wel dat ik mensen achter de broek aan moet zitten voor de installatie, want 10 keer zeggen dat je het kunt installeren wanneer zij tijd hebben, is niet voldoende. Dus dan maar elk kantoor binnenlopen met m’n CD en beginnen met installeren. En vanaf maart alleen nog emails sturen naar de asonog emailadressen – weg met alle persoonlijke email adressen. Eens kijken hoe dat gaat worden.. spannend hoor!

Tot nu toe zijn de reacties in ieder geval erg goed: zolang ik alle adressen kan importeren vanuit hu eigen emails en een paar leuke tips en trics kan laten zien, is iedereen erg enthousiast. En het is zo ontzettend fijn dat de directeur het ook aanmoedigt en waneer hij kan, mensen erop attendeert dat ze aan de interne communicatie moeten werken.

Iedereen kan nu niet wachten tot de nieuwe website er is. Daar zitten al vorderingen in, maar ook dit wil ik in fasen gaan doen. Dus eerst vooral de inhoud veranderen en later het ontwerp. Melissa is sinds vandaag terug en deze week gaat ze me een en ander uitleggen over de website. Zij gaat vanaf volgende week op een andere afdeling werken, blijft wel in Santa Rosa, dus op zich kan ik op termijn nog altijd aan haar en Jose Ramon vragen of zij volgend jaar weer op de afdeling communicatie gaat werken. Mocht dat het geval zijn, dan kan ik haar alsnog af en toe betrekken in het communicatieproces.

Ook het interne boletin is langzaamaan aan het veranderen... ik krijg meer artikelen van de verschillende programma’s, af en toe van de partnerorganisaties.... en ik krijg veel enthousiaste reacties over de Mensajera. Dus ook dat gaat de goede kant op!! Laatst heb ik met een aantal collega’s, waaronder de directeur, een aantal partnerorganisaties bezocht: de ene groep besprak de plannen voor dit jaar en Claudia en ik verzamelden alle informatie voor de website en gaven uitleg over onze communicatieplannen. Was een erg leuke en interessante dag, en toen we een geweldige motor/aanhanger zagen bij een van de organisaties, moesten we allemaal even op de foto ;-).


3 opmerkingen:

erik en bonny zei

Zo, eindelijk weer eens reactie van je liefste zusje.... Ik moest even een aantal verhalen van je lezen, want je blog checken was ik al een tijdje vergeten... sorry...
Leuk om al je verhalen te lezen. Tot snel weer op de webcam!
Groetjes Bonny & Co

Laura zei

Hee Wen!

Ik had dit bericht al lang gelezen hoor, maar ik had nog geen berichtje achtergelaten. En toen ik zag dat Bonny zichzelf in haar berichtje bombardeert tot 'liefste zusje' kon ik natuurlijk niet achterblijven want ik ben natuurlijk het liefste zusje! Denk maar eens na: wie ontwerpt en maakt er nou een deken, speciaal voor jouw hond? ;)

Liefs,
Laura

K. Hopman zei

Is dat een buitenlands communicatiesysteem?